Organismo Trasparente

REGOLAMENTO DI PROCEDURA

Art. 1 - Ambito di applicazione

Ai sensi degli art. 2 e 5 del D.lgs. n. 28/2010, il presente regolamento è applicabile alla mediazione per la conciliazione di controversie civili e commerciali, relative a diritti disponibili, che le parti tentino di risolvere in maniera collaborativa, in forza di un accordo, di una clausola contrattuale e/o statutaria, di un obbligo di legge, su disposizione del giudice, su iniziativa di una o di tutte le parti.

Il presente regolamento si applica, in quanto compatibile, ai procedimenti di mediazione e conciliazione disciplinati da leggi speciali.

Art. 2 - Domanda di mediazione

La domanda di mediazione è in forma libera e può essere compilata anche utilizzando il modulo predisposto dall’Organismo di mediazione (di seguito solo ‘Organismo’).

La domanda di mediazione, sottoscritta con firma autografa o digitale dalla parte o da un suo delegato, contiene:

• i dati identificativi delle parti con indicazione di ogni elemento utile per la fatturazione nonché i recapiti (preferibilmente digitali) ove effettuare le comunicazioni di cui all’art. 4 punto 5 del presente regolamento;
• la descrizione sommaria dei fatti e delle questioni controverse e dell'oggetto della domanda;
• l'indicazione del valore della controversia determinato a norma del codice di procedura civile e del presente regolamento;
• i dati identificativi dell’Avvocato che assiste la parte, con allegata copia dell’atto che conferisce il potere di assistenza e di eventuale rappresentanza;
• l’indirizzo di posta elettronica ordinaria al quale inviare il link del collegamento per il caso di mediazione svolta in modalità telematica o con collegamento da remoto;
• i dati identificativi di chi eventualmente parteciperà al procedimento in sostituzione della parte e la rappresenterà munito dei poteri sostanziali e formali necessari;
• i dati identificativi dei professionisti e/o delle persone di fiducia che eventualmente assisteranno la parte nel procedimento.

Alla domanda vanno allegate:

• la ricevuta di pagamento delle indennità del primo incontro di cui ai commi 4 e 5 dell’art.28 DM n.150/2023 (in alternativa è consentito il pagamento entro 24 ore dal deposito e previa comunicazione da parte della segreteria dell’Organismo);
• nel caso di mediazione delegata dal giudice, la copia della relativa ordinanza;
• la copia dell'eventuale clausola di mediazione;
• per la parte che ne abbia diritto ai sensi del capo II-bis del D.lgs. n. 28/2010, la copia del provvedimento di ammissione preventiva al patrocinio a spese dello stato ovvero la sola istanza di ammissione, regolarmente depositata, se non sia ancora intervenuta la delibera del Consiglio dell'Ordine competente.

La domanda di mediazione è depositata presso la Segreteria dell'Organismo a mani o con qualunque strumento idoneo a comprovarne l’avvenuta ricezione.

Il deposito della domanda di mediazione costituisce accettazione del regolamento e delle indennità di cui alla tabella allegata.

Art. 3 - Adesione alla mediazione

La parte invitata aderisce al procedimento di mediazione preferibilmente entro tre giorni prima della data fissata per il primo incontro e comunque non oltre tale data.

L’adesione alla mediazione è in forma libera e può intervenire a mezzo dichiarazione scritta, anche utilizzando il modulo predisposto dall’Organismo.

L'adesione alla mediazione, sottoscritta con firma autografa o digitale dalla parte o da un suo delegato, contiene:

• i dati identificativi della parte, con indicazione di ogni elemento utile per la fatturazione nonché i recapiti (preferibilmente digitali) ove effettuare le comunicazioni di cui all’art. 4 punto 5 del presente regolamento;
• l'eventuale descrizione sommaria dei fatti e delle questioni controverse ed eventuali domande di parte aderente;
• l'eventuale indicazione di modifica del valore della controversia;
• i dati identificativi dell’Avvocato che assiste la parte con allegata copia dell’atto che conferisce il potere di assistenza e di eventuale rappresentanza;
• l'eventuale individuazione del terzo cui si chiede vada estesa la mediazione, con l’indicazione dei suoi dati anagrafici e di ogni elemento necessario per consentire l'invio dell'invito in mediazione di cui all'art. 4 punto 5;
• l’indirizzo di posta elettronica ordinaria al quale inviare il link del collegamento, per il caso di mediazione svolta in modalità telematica o con collegamento da remoto;
• i dati identificativi di chi eventualmente parteciperà al procedimento in sostituzione della parte e la rappresenterà munito dei poteri sostanziali e formali necessari;
• i dati identificativi dei professionisti e/o delle persone di fiducia che eventualmente assisteranno la parte nel procedimento.

Alla dichiarazione di adesione vanno allegate:

• la ricevuta di pagamento delle indennità del primo incontro di cui ai commi 4 e 5 dell’art.28 DM n.150/2023 (in alternativa è consentito il pagamento entro 24 ore dal deposito e previa comunicazione da parte della segreteria dell’Organismo);
• per la parte che ne abbia diritto ai sensi del capo II-bis del D.lgs. n. 28/2010, copia del provvedimento di ammissione preventiva al patrocinio a spese dello Stato ovvero la sola istanza di ammissione, regolarmente depositata, se non sia ancora intervenuta la delibera del Consiglio dell'Ordine competente.

L'adesione è depositata presso la Segreteria dell'Organismo a mani o con qualunque strumento idoneo a comprovarne l’avvenuta ricezione.

L’adesione al procedimento costituisce accettazione del regolamento e delle indennità di cui alla tabella allegata.

Art. 4 - La Segreteria

La Segreteria dell'Organismo amministra il servizio di mediazione.

La Segreteria tiene un registro informatico dei procedimenti con le annotazioni relative al numero d'ordine progressivo, ai dati identificativi delle parti, all'oggetto della controversia, al mediatore designato, alla durata del procedimento e al relativo esito, all'eventuale proposta del mediatore formulata ai sensi dell'articolo 11, commi 1 e 2 del D.lgs. n. 28/2010, all'eventuale rifiuto a tale proposta, al verbale di conciliazione, al verbale attestante il mancato raggiungimento dell'accordo, all'accordo di conciliazione o al verbale dal quale risulta la conciliazione, tutti completi di data.

Su richiesta e con eventuali costi a carico della parte richiedente, la Segreteria rilascia i verbali, il documento contenente l’eventuale proposta del mediatore formulata ai sensi dell’articolo 11, commi 1 e 2 del D.lgs. n. 28/2010, l’eventuale rifiuto di tale proposta, il verbale di conciliazione, il verbale attestante il mancato raggiungimento dell’accordo o il verbale dal quale risulta la conciliazione.

La Segreteria, verificata la conformità della domanda di mediazione alle disposizioni di cui all'art 2 punti 2 e 3 del presente regolamento, con particolare riguardo alla verifica dell'avvenuto pagamento delle indennità di mediazione per il primo incontro, procede all’iscrizione del procedimento nel registro informatico, nel quale poi andrà annotata anche l'eventuale adesione intervenuta nel rispetto delle disposizioni di cui all'art.3 numeri 3 e 4.

La Segreteria comunica nel più breve tempo possibile e in una forma comprovante l'avvenuta ricezione:

• alla parte istante: il nominativo del mediatore designato, la data e il luogo dell'incontro di mediazione;
• all'altra o alle altre parti: la domanda di mediazione, il nominativo del mediatore designato e la data e il luogo dell'incontro di mediazione, con l'invito a comunicare almeno tre giorni prima della dell'incontro la propria adesione a partecipare al procedimento, personalmente o a mezzo di delegato munito dei necessari poteri sostanziali.
• a tutte le parti, in caso di mediazione da svolgersi con modalità telematica o con collegamento da remoto, il link necessario per accedere alla stanza virtuale.

Ai fini interruttivi dei termini di decadenza o di prescrizione, la parte istante può comunicare autonomamente all’altra parte l’istanza di mediazione già depositata, fermo restando l’obbligo dell’Organismo di procedere alla comunicazione secondo il punto 5 che precede.

Nel rispetto dell’art. 47 comma 6 del D.M. n. 150/23 e a semplice richiesta delle parti che ne sostengono eventuali costi, la Segreteria garantisce l’accesso agli atti del procedimento e ai documenti depositati dalle parti anche nelle sessioni comuni. Il diritto di accesso agli atti riferito ai documenti depositati da ciascuna parte nelle sessioni separate è riservato alla sola parte depositante.

Art. 5 - Sede del procedimento

Il procedimento di mediazione si svolge presso la sede principale dell’Organismo o nelle sue sedi secondarie o presso lo studio del mediatore.

Il luogo di svolgimento è derogabile con il consenso di tutte le parti, del mediatore e dell’Organismo. Della deroga deve essere data comunicazione alla Segreteria.

Art. 6 - Modalità di svolgimento degli incontri

Le parti partecipano personalmente alla mediazione con l’assistenza di un avvocato, salvo quanto previsto dalla legge.

La parte, in presenza di giustificati motivi, può delegare un terzo, munito dei necessari poteri formali e sostanziali, a partecipare al procedimento in sua vece e a concludere l’eventuale accordo.

Il procedimento si articola in una o più sessioni congiunte cui possono alternarsi sessioni separate a discrezione del mediatore.

Ciascuna delle parti può sempre richiedere che uno o più incontri si svolgano da remoto mediante collegamento audiovisivo, nel qual caso l’Organismo mette a disposizione apposita piattaforma, idonea a garantire la riservatezza dei dati personali, la sicurezza delle comunicazioni e pari capacità di accesso ai partecipanti.

Gli incontri da remoto si svolgono secondo i seguenti criteri:

• tutti i soggetti che partecipano da remoto devono dotarsi di idonei strumenti per consentire il regolare svolgimento della mediazione. L’Organismo non è responsabile di eventuali difficoltà di accesso e/o problematiche di altro genere che possano rendere impossibile o difficoltoso lo svolgimento delle sessioni da remoto;
• con la ricezione delle credenziali di accesso alla piattaforma, i partecipanti accettano il regolamento dell’Organismo e relativi allegati e si impegnano a rispettare gli obblighi ivi previsti, con particolare riferimento alla riservatezza delle informazioni acquisite in qualsiasi formato (audio, video, testo, o altro) ed il divieto di divulgazione delle stesse a terzi;
• la sessione di mediazione con collegamento da remoto avviene tramite “stanze virtuali” che consentono l’accesso in via telematica a tutti i soggetti, a vario titolo coinvolti nel procedimento (a titolo esemplificativo: parti, difensori, praticanti, mediatori, consulenti, esperti,). I partecipanti sono vincolati ai doveri di riservatezza di cui agli art. 9 e 10 D.lgs. n. 28/2010. È vietata qualsiasi forma di acquisizione audio/visiva degli incontri e la conservazione dei dati relativi allo svolgimento degli stessi nonché la condivisione di detti dati con soggetti terzi estranei al procedimento;
• durante la sessione il mediatore gestisce in piena autonomia il colloquio tra le parti, la durata degli interventi ed ogni aspetto del confronto, con facoltà di abilitare o disabilitare momentaneamente il flusso audio/video/testo ai singoli partecipanti per avviare le sessioni separate;
• tutti i soggetti collegati devono premunirsi di valido documento d’identità al fine di consentire al mediatore la loro identificazione; le telecamere non devono essere oscurate e devono essere mantenute sempre attive; non è possibile allontanarsi (se non per comprovate ragioni di necessità e previo avviso agli altri partecipanti collegati) e deve essere garantita sempre la presenza dei soli soggetti autorizzati a partecipare;
• i partecipanti devono attenersi alle istruzioni del mediatore, il quale ha la facoltà di dare e togliere la parola. Il mediatore ha sempre facoltà, se ne ravvisa la necessità, di interrompere l’incontro aggiornando le parti ad altra data;
• eventuali documenti vengono esibiti attraverso gli strumenti di condivisione informatica del collegamento e depositati attraverso l’inoltro telematico al mediatore che alla fine del collegamento provvederà ad inoltrarli alla Segreteria;
• gli incontri si svolgono nel giorno e nell’ora comunicati dalla Segreteria o dal mediatore alle parti insieme al link di accesso all’area virtuale riservata sulla piattaforma adottata dall’Organismo. Il link inviato alle parti per l'utilizzo della piattaforma telematica è personale e non cedibile a terzi; lo stesso è da custodire con cura in quanto necessario per attivare il collegamento; l’Organismo non è responsabile di eventuali malfunzionamenti o anomalie nel caso in cui le parti facciano un utilizzo difforme del suddetto link;
• al momento stabilito, come comunicato alle parti, il mediatore dà avvio alla seduta telematica facendo accedere i soggetti a vario titolo coinvolti alle rispettive “stanze virtuali”;
• all’incontro possono partecipare esclusivamente il mediatore, le parti, i rispettivi avvocati e loro praticanti ed eventuali esperti nominati a norma dell’art. 8, comma 7 del D. Lgs. 28/2010; eventuali soggetti terzi possono partecipare solo con il consenso di tutte le parti, previa trasmissione al mediatore del documento di identità e loro identificazione da parte dello stesso, nonché all’assunzione dell’impegno di riservatezza, analogamente a quanto previsto per le parti;
• qualora nel corso dell’incontro si verifichi un’interruzione della connessione audio o video che non consenta di proseguire regolarmente l’incontro, il mediatore, verificata l’impossibilità di ripristinare la connessione, aggiorna ad altra data l’incontro dando atto a verbale di quanto accaduto e comunicando alle parti la data e l’ora del nuovo incontro.

Art. 7 - La mediazione telematica

Ai sensi dell’art. 8 bis del D. Lgs 28/2010 la mediazione può svolgersi anche in modalità telematica e in tal caso ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e va trasmesso a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato.

Ciascuna parte può chiedere di svolgere la mediazione in modalità telematica e può scegliere di partecipare a uno o più incontri da remoto o in presenza. I sistemi di collegamento audiovisivo utilizzati per gli incontri da remoto assicurano la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate da remoto.

Gli incontri con la partecipazione di una o più parti da remoto si svolgono secondo i criteri dettati al punto 5 dell’art. 6 del presente regolamento.

Al termine del procedimento il mediatore, direttamente o per il tramite della segreteria, invia a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato, agli avvocati e alle parti, anche presso i loro avvocati, il file informatico nativo digitale del processo verbale di mediazione, contenente eventualmente l’accordo raggiunto. Tutti i partecipanti, immediatamente e in successione tra loro, sottoscrivono il verbale mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata e poi, sempre a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato o tramite la piattaforma dell’Organismo, lo restituiscono al mediatore che provvede a sua volta alla sottoscrizione digitale, così concludendo l'incontro e il procedimento. All'esito di tutte le contestuali sottoscrizioni apposte come sopra il mediatore invia il verbale alla Segreteria dell'Organismo.

La conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’Organismo, in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005.

Art. 8 - Funzioni e designazione del mediatore

Il mediatore assiste le parti nella ricerca di un accordo che esse reputino soddisfacente per la composizione della controversia.

In nessun caso il mediatore svolge attività di consulenza sull’oggetto della controversia o sui contenuti dell’eventuale accordo.

Il mediatore viene inserito dall'Organismo in elenchi distinti per materie o per raggruppamenti di materie sulla base delle competenze dichiarate dal mediatore stesso.

Il Responsabile dell’Organismo provvede alla designazione del mediatore, secondo criteri di rotazione che tengano conto dell’oggetto, del valore della controversia, dell’esperienza e della competenza del mediatore, e fissa, d’accordo con il mediatore designato, il luogo e la data del primo incontro che si terrà non prima di venti giorni e non oltre quaranta giorni dal deposito della domanda, salvo diversa concorde indicazione delle parti.

Ai fini della designazione, le parti possono indicare concordemente un mediatore tra quelli inseriti nell’elenco dell’Organismo; in difetto di indicazione concorde del mediatore o quando l’Organismo ritenga di dover disattendere detta indicazione, la designazione avverrà secondo i criteri di cui al punto 4.

Dopo aver ricevuto la comunicazione di cui all'art. 4 punto 5, le parti possono comunque individuare di comune accordo un diverso mediatore, purché iscritto nell’elenco dell’Organismo. In tal caso, almeno 5 giorni prima della data fissata per il primo incontro, comunicano alla segreteria il nominativo concordato. In tale ipotesi, se l’Organismo nulla obietta, il mediatore scelto dalle parti viene nominato in sostituzione di quello designato. Quando l'Organismo ritiene, per giustificati motivi, di dover disattendere la concorde indicazione delle parti, resta ferma la designazione di cui alla iniziale comunicazione alle parti.

In ogni momento le parti possono richiedere al responsabile dell’Organismo, in base a giustificati motivi, la sostituzione del mediatore. In caso di accoglimento dell’istanza l’Organismo nomina un altro mediatore.

In caso di sopravvenuta impossibilità del mediatore, l’Organismo provvederà alla nomina di un altro mediatore, secondo i criteri di cui sopra al punto 4.

Il mediatore deve eseguire personalmente la sua prestazione e deve corrispondere immediatamente a ogni richiesta organizzativa del responsabile dell’Organismo.

Il mediatore informa le parti dei benefici fiscali previsti dagli artt. 17 e 20 del D.lgs. n. 28/2010 e le avverte delle conseguenze di natura processuale di cui all’art.12 bis del decreto citato che possono comportare, all’esito del giudizio, condanna al pagamento di somme per il caso di mancata partecipazione al procedimento senza giustificato motivo.

Il mediatore deve comunicare alla Segreteria, prontamente e non oltre due giorni dalla comunicazione della sua designazione, l'accettazione dell'incarico.

Al momento dell'accettazione, il mediatore deve sottoscrivere un'apposita dichiarazione di imparzialità attenendosi a quanto prescritto dall’art. 9 del presente regolamento.

Qualora l’oggetto della mediazione lo richieda e le parti abbiano espresso il loro consenso, il mediatore ha la facoltà di avvalersi di uno o più consulenti tecnici iscritti negli albi del Tribunale ed esperti della materia. La nomina del consulente è subordinata all’impegno, sottoscritto da entrambe le parti, di sostenerne gli oneri sulla base del preventivo comunicato dal consulente e redatto sulla scorta delle tabelle di liquidazione dei compensi dei CTU presso i Tribunali attualmente in vigore di cui al DM n.182 del 30.5.2002, salvo diverso accordo tra le parti e l’esperto.

Il consulente tecnico che partecipa al procedimento è tenuto al rispetto dell'obbligo di riservatezza riguardo alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento ai sensi dell'art.9 primo comma del D. Lgs. n.28/2010.

Al momento della nomina dell’esperto le parti possono convenire che la relazione tecnica redatta in sede di procedura possa essere prodotta nell’eventuale successivo giudizio.

Art. 9 - Obblighi del mediatore, cause di incompatibilità e garanzie di imparzialità del mediatore.

Non può svolgere la funzione di mediatore chi ha in corso o ha avuto negli ultimi due anni rapporti professionali con una delle parti e quando il mediatore incorra in una delle seguenti ipotesi:

• se egli stesso, o un ente, associazione o società di cui sia amministratore, ha interesse nella causa;
• se egli stesso o il coniuge è parente fino al quarto grado o è convivente o commensale abituale di una delle parti, di un rappresentante legale di una delle parti o di alcuno dei difensori;
• se egli stesso o il coniuge ha causa pendente o grave inimicizia con una delle parti, con un suo rappresentante legale o con alcuno dei suoi difensori;
• se è legato ad una delle parti, a una società da questa controllata, al soggetto che la controlla, o a società sottoposta a comune controllo, da un rapporto di lavoro subordinato o da un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d'opera retribuita, ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale o associativa che ne compromettono l'indipendenza; inoltre, se è tutore o curatore di una delle parti;
• se ha prestato consulenza, assistenza o difesa ad una delle parti in una precedente fase della vicenda o vi ha deposto come testimone;

Chi ha svolto la funzione di mediatore non può intrattenere rapporti professionali con una delle parti del procedimento di mediazione prima che siano decorsi due anni dalla definizione del procedimento.

Il mediatore deve assolvere agli obblighi di formazione ed aggiornamento, rispettare gli obblighi derivanti dalla normativa in materia, le previsioni del presente regolamento, del Codice Etico adottato dall'Organismo e, se avvocato, attenersi a quanto disposto dall’art. 62 del Codice Deontologico Forense che così dispone: “1. L’avvocato che svolga la funzione di mediatore deve rispettare gli obblighi dettati dalla normativa in materia e le previsioni del regolamento dell’Organismo di mediazione, nei limiti in cui queste ultime previsioni non contrastino con quelle del presente codice.

L’avvocato non deve assumere la funzione di mediatore in difetto di adeguata competenza.

Non deve assumere la funzione di mediatore l’avvocato:

• che abbia in corso o abbia avuto negli ultimi due anni rapporti professionali con una delle parti;
• se una delle parti sia assistita o sia stata assistita negli ultimi due anni da professionista di lui socio o con lui associato ovvero che eserciti negli stessi locali.

In ogni caso costituisce condizione ostativa all’assunzione dell’incarico di mediatore la ricorrenza di una delle ipotesi di ricusazione degli arbitri previste dal codice di rito.

L’avvocato che ha svolto l’incarico di mediatore non deve intrattenere rapporti professionali con una delle parti:

• se non siano decorsi almeno due anni dalla definizione del procedimento;
• se l’oggetto dell’attività non sia diverso da quello del procedimento stesso.

Il divieto si estende ai professionisti soci, associati ovvero che esercitino negli stessi locali.

L’avvocato non deve consentire che l’Organismo di mediazione abbia sede, a qualsiasi titolo, o svolga attività presso il suo studio o che quest’ultimo abbia sede presso l’Organismo di mediazione.”

Il mediatore deve corrispondere immediatamente ad ogni richiesta organizzativa del responsabile dell'Organismo e collabora con la segreteria dell’Organismo per la riscossione delle spese di mediazione, anche mediante sollecitazione diretta alle parti inadempienti.

Al momento dell’accettazione dell’incarico il mediatore sottoscrive un’apposita dichiarazione di indipendenza, imparzialità e adesione al codice etico, senza la quale il procedimento non può avere inizio o non può proseguire, impegnandosi a comunicare immediatamente al responsabile dell'Organismo e alle parti tutte le circostanze, emerse durante la procedura, idonee ad incidere sulla sua indipendenza e imparzialità. All’uopo, dichiara: “di conoscere e di osservare, durante l’intera procedura, il Regolamento dell’Organismo; di essere imparziale, indipendente e neutrale e che svolgerà l’incarico in assenza di qualsiasi interesse presente o passato rispetto alle parti o alla suddetta controversia; di obbligarsi ad osservare il regolamento dell’Organismo di Mediazione, il Codice Etico dallo stesso adottato e le norme vigenti in materia, nonché ad informare il responsabile di eventuali circostanze sopravvenute che possano pregiudicare l’imparzialità e l’indipendenza nello svolgimento delle sue funzioni”

In ogni caso il mediatore deve comunicare alle parti ogni circostanza di fatto e ogni rapporto con i difensori che possano incidere sulla sua indipendenza ed informare immediatamente l’Organismo dei motivi di incompatibilità, anche sopravvenuti, in modo da poter essere tempestivamente sostituito.

Il mediatore è chiamato a svolgere la sua funzione improntando il proprio comportamento a probità e correttezza affinché il procedimento si svolga con imparzialità e indipendenza.

Il mediatore deve comportarsi nel corso del procedimento in modo da preservare la fiducia in lui riposta dalle parti e deve rimanere immune da influenze e condizionamenti esterni di qualunque tipo.

Il mediatore è obbligato a mantenere il segreto su quanto appreso nel corso del procedimento e non potrà in futuro e a nessun titolo assumere alcun incarico con riguardo all’oggetto della controversia.

Il mediatore non può rifiutare l’incarico ricevuto senza giustificato motivo, pena la cancellazione dall’elenco.

Art. 10 - Riservatezza

Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso degli incontri o nelle sessioni separate non può essere registrato o verbalizzato. A tal fine tutti i soggetti presenti agli incontri di mediazione dovranno sottoscrivere un'apposita dichiarazione.

Il mediatore, le parti, la segreteria e chiunque presti la propria opera o il proprio servizio nell'Organismo o partecipi al procedimento di mediazione è tenuto all'obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.

Rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni, il mediatore è altresì tenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti.

Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio che abbia, totalmente o parzialmente, il medesimo oggetto del procedimento di mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.

Sul contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio.

Il mediatore non può essere tenuto a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e sulle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione davanti all’autorità giudiziaria o ad altre autorità.

Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo mediatore, eccettuate quelle effettuate in occasione delle sessioni separate.

In caso di sopravvenuta sospensione o cancellazione dell’Organismo, la segreteria dà immediata comunicazione dell’adozione del relativo provvedimento e della data di decorrenza dei suoi effetti, rispettivamente, ai mediatori inseriti nei propri elenchi e alle parti dei procedimenti in corso per consentire che la procedura di mediazione in corso possa proseguire davanti ad altro Organismo del medesimo circondario.

Art. 11 - Procedimento di mediazione

Il mediatore conduce l'incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente o separatamente. In casi di particolare complessità, con il consenso dell'Organismo, può avvalersi di un mediatore ausiliario (Co-mediatore) senza oneri ulteriori a carico delle parti.

Per lo svolgimento del primo incontro il mediatore sarà disponibile per una durata non inferiore a due ore. Qualora ne ravvisi la necessità, il mediatore comunica alle parti la sua disponibilità a protrarre l'incontro di mediazione oltre le due ore nell’ambito della medesima giornata, nel rispetto delle esigenze organizzative dell'Organismo

Nei casi di cui all'articolo 5, comma 1, e 5-quater del D.lgs. n. 28/2010, il mediatore tiene il primo incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione.

Il rinvio della data del primo incontro può essere richiesto solo dalle parti che abbiano provveduto a corrispondere le dovute indennità.

Al termine di ciascun incontro il mediatore dà atto per iscritto dei soggetti presenti all’incontro o della mancata partecipazione.

Il mediatore, d'intesa con le parti, può fissare eventuali incontri successivi al primo.

Art. 12 - Proposta del mediatore

Quando le parti non raggiungano un accordo, il mediatore, se ritiene di aver acquisito nel corso del procedimento elementi necessari e sufficienti, può formulare una proposta di conciliazione, da allegare al verbale.

In ogni caso le parti concordemente, in qualunque momento del procedimento, possono chiedere al mediatore di formulare una proposta di conciliazione.

In caso di mancata adesione o partecipazione al procedimento di mediazione, il mediatore non può formulare la proposta.

Ai sensi dell’art. 13 D.lgs. 28/2010 il mediatore, prima di formulare una proposta, informa le parti che, se il provvedimento che definisce il giudizio:

• corrisponde interamente al contenuto della proposta, il giudice escluderà la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice che ha rifiutato la proposta, riferibili al periodo successivo alla formulazione della stessa, e la condannerà al rimborso delle spese sostenute dalla parte soccombente relative allo stesso periodo, ivi compresi i compensi dovuti al mediatore e all’esperto eventualmente nominato, nonché al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di un’ulteriore somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto;
• non corrisponde interamente al contenuto della proposta, il giudice, se ricorrono gravi ed eccezionali ragioni, può nondimeno escludere la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice per l’indennità corrisposta al mediatore e per il compenso dovuto all’esperto eventualmente nominato.

Il mediatore nella formulazione della proposta è tenuto al rispetto dell'ordine pubblico e delle norme imperative. Salvo diverso accordo delle parti, in nessun caso la proposta può contenere riferimenti alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento, ad eccezione degli elementi risultanti dai documenti depositati e noti a tutte le parti del procedimento.

La Segreteria comunica la proposta formulata dal mediatore alle parti per iscritto e in una forma comprovante l'avvenuta ricezione.

Le parti fanno pervenire al mediatore e alla Segreteria, per iscritto ed entro sette giorni o nel maggior termine indicato dal mediatore, l'accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine assegnato, la proposta si ha per rifiutata.

Art. 13 - Conclusione del procedimento di mediazione

Il procedimento si conclude:

• nel caso di mancata partecipazione di una o più parti;
• quando le parti raggiungono un accordo o accettano la proposta del mediatore;
• quando le parti non aderiscono alla proposta formulata dal mediatore;
• quando il mediatore, dopo aver sentito le parti, non ritiene utile proseguire il procedimento.

Se è raggiunto un accordo, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell'accordo medesimo con espressa indicazione del suo valore.

Se la conciliazione non riesce, il mediatore forma processo verbale con l'indicazione dell’eventuale proposta formulata.

Il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere. Nello stesso verbale, il mediatore dà atto della mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione.

Ad esclusione della mediazione telematica, il verbale conclusivo, eventualmente contenente l'accordo di mediazione, deve essere sottoscritto da tutte le parti e dagli avvocati con la medesima modalità e quindi o con firma analogica o con firma digitale.

In caso di mediazione telematica, il verbale è sottoscritto dalle parti, dai rispettivi avvocati e dal mediatore mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata.

Il verbale non in formato digitale contenente l’accordo di conciliazione, viene redatto in tanti originali, quante sono le parti che partecipano alla mediazione, oltre a un originale per l’Organismo.

Gli oneri fiscali derivanti dall'accordo raggiunto sono assolti dalle parti.

Art. 14 - Valore della lite e dell’accordo di conciliazione.

La domanda di mediazione contiene l’indicazione del suo valore in conformità ai criteri previsti dagli articoli da 10 a 15 del Codice di procedura civile. Quando tale indicazione non è possibile la domanda indica le ragioni che ne rendono indeterminabile il valore.

L’atto di adesione che introduce un’ulteriore domanda ne indica il valore e si applica il comma 1.

Quando la domanda o l’atto di adesione non contengono le indicazioni previste dal comma 1, o le parti non concordano sul valore della controversia, o sono stati applicati in modo errato i criteri previsti dal comma 1, il valore della lite è determinato dall’Organismo che ne dà comunicazione alle parti.

Nel corso del procedimento il valore della lite può essere modificato dall’Organismo, su indicazione delle parti o su segnalazione del mediatore, quando sopravvengono nuovi elementi di valutazione o nuovi fatti allegati dalle parti.

Il valore dell’accordo di conciliazione è determinato, quando necessario, sulla base dei criteri di cui ai commi da 1 a 4. Quando l’accordo definisce questioni ulteriori rispetto a quelle considerate per la determinazione del valore del procedimento ai sensi dei commi da 1 a 4, il responsabile dell’Organismo ne determina il valore dandone comunicazione alle parti.

Art. 15 - Indennità

Per il primo incontro le parti sono tenute a versare all'Organismo di mediazione un importo a titolo di indennità, oltre alle eventuali spese vive.

L'indennità comprende le spese di avvio del procedimento di mediazione e le spese di mediazione comprendenti il compenso del mediatore.

Sono altresì dovute le spese vive, diverse dalle spese di avvio, costituite dagli esborsi documentati effettuati dall'Organismo per la convocazione delle parti, per la sottoscrizione digitale dei verbali e degli accordi quando la parte è priva di propria firma digitale e per il rilascio delle copie dei documenti previsti dall'art. 4 punto 3 del presente regolamento.

Sono dovuti a titolo di spese di avvio i seguenti importi:

• € 40,00 per le liti di valore sino a € 1.000,00;
• € 75,00 per le liti di valore da € 1.000,01 sino a € 50.000,00;
• € 110,00 per le liti di valore superiore a € 50.000,00 e indeterminato;

Sono dovuti a titolo di spese di mediazione i seguenti importi:

• € 60,00 per le liti di valore non superiore a € 1.000 e per le cause di valore indeterminabile basso;
• € 120,00 per le liti di valore da € 1.000,01 sino a € 50.000,00, e per le cause di valore indeterminabile medio;
• € 170,00 per le liti di valore superiore a € 50.000,00, e per le cause di valore indeterminabile alto.

Gli importi di cui sopra ai punti 3 e 4 debbono essere versati al momento del deposito della istanza di mediazione e, dalla parte aderente, al momento dell’adesione al primo incontro. A titolo meramente esemplificativo e illustrativo, per una controversia del valore di € 25.000,00 ciascuna parte dovrà versare un importo pari a € 75,00 per spese di avvio, un ulteriore importo di € 120,00 per spese di mediazione, oltre alle spese vive documentate.

Quando il primo incontro si conclude senza la conciliazione e il procedimento non prosegue con incontri successivi sono dovuti esclusivamente gli importi di cui ai punti 3 e 4.

Quando il primo incontro si conclude con la conciliazione sono dovute le ulteriori spese di mediazione calcolate in conformità alla tabella di cui all’allegato A) del D.M. 150/2023 maggiorate del 10%, detratti gli importi già versati di cui al precedente punto 4.

In caso di conciliazione raggiunta in incontri successivi al primo, sono dovute le ulteriori spese di mediazione calcolate in conformità alla tabella di cui all’allegato A) del D.M. 150/2023 maggiorate del 25%, detratti gli importi già versati di cui ai precedenti punti 3 e 4.

Quando il procedimento prosegue con incontri successivi al primo e si conclude senza conciliazione sono dovute all’Organismo le ulteriori spese di mediazione calcolate secondo la tabella di cui all'allegato A del D.M. 150/2023, detratti gli importi già versati di cui al precedente punto 4.

Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda ai sensi dell'articolo 5 del D.lgs. n. 28/2010 o quando è demandata dal giudice, l'indennità di mediazione di cui sopra al punto 4 nonché le ulteriori spese di mediazione previste sopra ai punti da 7 a 9 sono ridotte di un quinto.

Per il calcolo delle spese delle spese di mediazione secondo la tabella di cui all’allegato A al DM 150/23, si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile.

L'oscillazione tra minimo e massimo verrà determinata in considerazione del valore e della complessità della controversia, previa comunicazione del mediatore alle parti.

Le parti sono tenute in solido a corrispondere all’Organismo le ulteriori spese di mediazione di cui all’Allegato A) al DM 150/23 previste sopra ai punti da 7 a 10 e devono essere corrisposte comunque prima della fine del procedimento.

Ai fini dell’individuazione dei soggetti tenuti al pagamento delle spese di mediazione, quando più soggetti rappresentano un unico centro di interessi si considerano come una parte unica.

Tutti gli importi sono al netto delle imposte dovute per legge.

Art. 16 - Patrocinio a spese dello Stato

È assicurato, alle condizioni e nei termini di cui al Capo II bis del D.lgs. n. 28/2010, il patrocinio a spese dello Stato alla parte non abbiente per l'assistenza dell'avvocato nel procedimento di mediazione.

Le indennità di cui all’articolo 17, commi 3 e 4 del D.lgs. n. 28/2010, non sono dovute dalla parte ammessa al patrocinio a spese dello Stato nei limiti e nei termini di cui alle disposizioni del Capo II bis del medesimo decreto. Sono sempre dovute le spese vive documentate.

CODICE ETICO DELL’ORGANISMO E DEI MEDIATORI

Il presente codice etico prescrive una serie di principi ai quali l’Organismo ed i singoli Mediatori devono aderire sotto la propria responsabilità. Il codice può essere applicato a tutti i tipi di mediazione in materia civile e commerciale.

Ai fini del codice etico:

• per Mediazione si intende l’attività, comunque denominata, svolta da un terzo imparziale e finalizzata ad assistere due o più soggetti nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, anche con la formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa, senza la pronuncia di una sentenza e con l’assistenza di un terzo “il mediatore”.
• per Mediatore si intende la persona o le persone fisiche che, individualmente o collegialmente, svolgono la mediazione rimanendo prive, in ogni caso, del potere di rendere giudizi o decisioni vincolanti per i destinatari del servizio medesimo.
• per Organismo di Mediazione si intende l’ente pubblico o privato presso cui può svolgersi il procedimento di mediazione ai sensi del decreto legislativo 28/10 e successive modifiche e integrazioni e in conformità al Decreto Ministeriale 150/23 e successive modifiche e integrazioni.

L’adesione al codice etico non pregiudica l’applicazione della normativa nazionale o delle regole che disciplinano le singole professioni.

L’Organismo Camera di mediazione per la conciliazione (in siglia Camecon), nel rispetto della normativa relativa alla Mediazione Civile Commerciale disciplinata dal D.Lgs 28/10 e successive m. e i. e del D.M. 150/23 e successive m. e i. e del presente Codice Etico, si impegna al possesso, al mantenimento ed al rispetto dei requisiti di:

• onorabilità: disciplinati ed elencati dall’art. 4 del D.M. 150/23, dei soci, associati, amministratori, rappresentanti e responsabili degli organismi e dei mediatori dei quali ha chiesto ed ha ottenuto l’inserimento negli appositi elenchi tenuti dal Ministero della Giustizia;
• serietà: disciplinati dall’art. 5 del D.M. 150/23, impegnandosi a non prestare servizi di mediazione, conciliazione e risoluzione alternativa delle controversie quando ha un interesse nella lite ed a prevedere, nell’oggetto sociale o nello scopo associativo dell’organismo, lo svolgimento in via esclusiva di servizi di mediazione, conciliazione o risoluzione alternativa delle controversie;
• efficienza: disciplinati ed elencati dall’art. 6 del D.M. 150/23, attestando al Responsabile del Registro Organismi di Mediazione ogni eventuale variazione, modifica e/o integrazione degli stessi.

L’Organismo Camera di mediazione per la conciliazione (in siglia Camecon) si impegna inoltre a vigilare sul rispetto del Regolamento dell’Organismo e sulla sua applicazione da parte del Responsabile dell’Organismo, dei Mediatori e del personale di Segreteria, nonché a vigilare sul rispetto degli obblighi formativi previsti per l’iscrizione, e per il suo mantenimento, negli elenchi dei professionisti a cui si affida per l’espletamento degli incarichi di mediazione.

L’Organismo ed Il Mediatore affidatario di una procedura di mediazione svolgono l’incarico tenendo sempre presente e rispettando i seguenti orientamenti generali:

• indipendenza: sia di natura personale, sia di natura professionale, che consiste nell’assenza qualsiasi legame oggettivo tra il Mediatore ed una o più parti (salvo le stesse scientemente e nell’assoluta consapevolezza dei rapporti che legano il Mediatore ad esse, richiedano espressamente la nomina di un Mediatore di comune conoscenza e fiducia);
• imparzialità: attitudine soggettiva del Mediatore, il quale non deve favorire una parte a discapito dell’altra;
• neutralità: posizione del Mediatore, il quale non deve avere interessi diretti od indiretti all’esito del procedimento di conciliazione;
• competenza professionale: conoscenza dello strumento del servizio di mediazione civile secondo le norme che lo disciplinano in Italia e in Europa, con ogni specifica declinazione contenuta nel Regolamento di Procedura dell’Organismo, anche nel più ampio contesto degli strumenti ADR alternativi o complementari quali conciliazioni paritetiche, negoziazione assistita e arbitrato;
• costante aggiornamento normativo e giurisprudenziale: conoscenza e aggiornamento circa le evoluzioni normative nazionali ed europee, circa le materie oggetto di procedimenti ADR e relative eventuali specifiche declinazioni nei procedimenti stessi, con particolare riferimento agli effetti nel giudizio che si evincono dall’analisi della costituenda giurisprudenza;
• costante aggiornamento nelle tecniche di mediazione e negoziazione: affinare e perfezionare le tecniche di gestione dei conflitti declinate nel procedimento di mediazione civile, sia con percorsi formativi specifici e non generici, sia con il confronto in workshop professionali tra colleghi;
• conoscenza e applicazione del Regolamento dell’Organismo e applicazione delle direttive del Responsabile dell’Organismo: analisi dettagliata del Regolamento dell’Organismo in ogni sua integrazione, in quanto lo stesso viene periodicamente arricchito da “circolari interpretative e di aggiornamento” legate alle evoluzioni normative nazionali ed europee, dall’implementazione delle più collaudate tecniche di comunicazione e negoziazione applicate al procedimento di mediazione civile e all’evoluzione giurisprudenziale;
• essere in regola con i requisiti di permanenza nel registro Mediatori dell’Organismo: L’Organismo Camera di mediazione per la conciliazione (in siglia Camecon) incarica solo Mediatori titolari dei requisiti di permanenza nel registro Mediatori istituito presso l’Organismo; è in ogni caso responsabilità del Mediatore verificare i propri requisiti (dei quali ha l’obbligo di tenerne il monitoraggio ai fini di eventuali verifiche) e rinunciare all’incarico se non in regola; nessun compenso potrà essere erogato al Mediatore se ha accettato laddove fossero venuti meno anche solo uno dei requisiti di permanenza nel registro dei Mediatori dell’Organismo, ancorché conformi alle norme vigenti;
• consapevolezza delle dinamiche intercorrenti fra i vari strumenti ADR: essere in grado di confrontarsi con tutti i soggetti potenzialmente seduti al tavolo negoziale circa i rapporti e le interrelazioni intercorrenti fra i vari strumenti ADR (mediazione civile, conciliazioni paritetiche, negoziazione assistita, arbitrato, etc.);
• consapevolezza delle dinamiche fiscali legate ai vari strumenti ADR: nell’ambito della fiscalità ai vari strumenti ADR, con particolare riferimento al procedimento di mediazione civile, sia relativamente ai costi del servizio, sia relativamente all’eventuale regime di imposizione fiscale legata agli accordi raggiunti (con eventuali correlazioni con necessità della presenza o meno del notaio durante il procedimento).

Se il Mediatore dovesse ravvisare di non sentirsi adeguato ad anche solo uno dei precedenti orientamenti generali, dandone immediata comunicazione al Responsabile dell’Organismo, deve procedere nel seguente modo:

• declinare l’incarico già nella fase di affidamento;
• laddove dovesse accorgersene tardivamente, declinare l’incarico eventualmente anche a mediazione avviata;
• laddove ritenesse colmabile l’inadeguatezza con la presenza di un co-Mediatore, chiedere la nomina di un co-Mediatore indicando la carenza / le carenze specifiche.